Notes de version

Au départ du véhicule, la caution peut être prise par « Préautorisation carte » en plus des espèces : vous indiquez le « Montant garanti » et le « Numéro d'autorisation », rien n'est débité, et une attestation de dépôt de garantie remplace le reçu. Le contrat et la réservation indiquent « Garantie par : Préautorisation carte — non débitée », et le brouillard de caisse ne compte qu'une retenue faite sur cette garantie.

Pour un client qui se présente sans réservation, le bouton « Location immédiate », à côté de « Nouvelle réservation » dans les réservations et sur le tableau de bord, enchaîne la réservation déjà confirmée, le check-in puis la signature du contrat, avec le nom et le téléphone du client pour seul préalable. Dans toute nouvelle réservation, « Confirmer maintenant » au récapitulatif l'enregistre directement confirmée ; il est activé d'office quand le départ est aujourd'hui.

Sur tablette et mobile, les listes s'ouvrent en grille et le bouton « Location immédiate » se réduit à son icône. Les photos d'un véhicule suivent l'ordre des vues et s'agrandissent d'un clic, et les étiquettes à contour sont plus lisibles.

La restitution (check-out) tient en deux étapes, pensées pour le téléphone : « État du véhicule », puis « Dommages et signature ». La première regroupe l'heure de retour, le kilométrage, le carburant, l'état intérieur, les accessoires rendus, les photos et vos commentaires. La seconde montre les dommages notés au départ, marqués « Au départ », puis rappelle la caution détenue juste au-dessus de la signature du client (« Caution détenue : …, restituée après la facture. »), pour répondre au client qui la demande. La signature reste facultative et occupe toute la largeur sur téléphone.

La liste des réservations affiche dès son ouverture le numéro de contrat et l'alerte de scan manquant de chaque réservation, sans avoir à ouvrir sa fiche au préalable.

Le « Brouillard de caisse », le « Relevé déclaratif », le « Relevé par agence » et l'« État du prélèvement journalier » comptent maintenant chaque encaissement au jour de l'heure locale du pays : un encaissement fait à 00:30 n'apparaît plus la veille, et la période choisie couvre exactement ses jours, du premier à 00:00 au dernier à 24:00.

Le reste dû et le trop-perçu d'une location se calculent toujours sur sa facture de location en vigueur : une facture de remise en état ou une facture annulée ne les fausse plus, et une facture de remise en état n'affiche plus de trop-perçu.

Enregistrer « Identité de la société » ne supprime plus le tampon déjà enregistré de votre société : modifier le nom, la description ou le logo le laisse en place, et vos contrats non signés ne sont plus régénérés pour rien.

Vous pouvez envoyer au client la confirmation de restitution ou d'interruption depuis l'onglet « État des lieux » de la réservation, avec « Envoyer l'e-mail de retour » ou « Envoyer l'e-mail d'interruption », autant de fois que nécessaire. Le bouton de l'onglet « Contrat » s'appelle désormais « Envoyer l'e-mail de remise du véhicule ».

Pour enregistrer une demande prise au téléphone, le prénom, le nom et le téléphone du client suffisent : l'e-mail, l'adresse et l'étape « Pièces du conducteur » deviennent facultatifs, et vous pouvez réserver tout de suite. La pièce d'identité et le permis sont exigés au départ du véhicule : au check-in, un bandeau nomme le conducteur à compléter, avec « Compléter », et le départ n'est enregistré qu'une fois ses pièces renseignées. Pour une location au nom d'une entreprise, un second conducteur qui est une personne est exigé. Dans la liste et sur la fiche des clients, l'étiquette « Pièces à compléter » signale les fiches incomplètes, et « Pas d'e-mail » les clients à qui Autoria n'envoie rien.

Vous choisissez maintenant si vos clients reçoivent un e-mail à la remise et au retour du véhicule (Paramètres › Facturation, « E-mails automatiques aux clients »). Ces e-mails sont désactivés par défaut ; vous pouvez toujours les envoyer depuis la réservation.

Dès le départ enregistré, la signature du contrat s'ouvre d'elle-même : « Valider et signer le contrat » avec le contrat généré, « Marquer comme signé sur papier » avec le carnet de contrats. Si vous la fermez sans signer, reprenez-la depuis l'onglet « Contrat ».

Quand vous changez le logo de votre société, les contrats pas encore signés sont mis à jour automatiquement. Les contrats signés ne changent pas.

L'e-mail de restitution ou d'interruption d'une location signée sur papier ne contient plus le contrat non signé : seuls les photos et le scan du contrat signé sont joints.

« Nouveau client », dans la liste des clients, propose maintenant « Client particulier » ou « Client professionnel », et chaque choix ouvre sa propre fenêtre, avec seulement les étapes de ce type de client. Le même choix est proposé par « Créer un client » dans l'assistant de réservation. Pour un particulier, les photos de la carte d'identité et du permis se joignent directement à l'étape « Pièces du conducteur », dans le bloc facultatif « Photos des pièces » : la création se fait en deux étapes au lieu de trois.

Ce que votre forfait n'inclut pas passe désormais après ce que vous pouvez utiliser. La fiche client s'ouvre sur « Réservations » : l'onglet « Risque », réservé au forfait Pro, vient en dernier et porte la pastille Pro dans son titre. Dans le tableau de bord et les Analyses, la tuile du taux d'occupation et les blocs réservés au forfait Pro se placent après les autres, et « Exporter le journal des ventes » vient après l'affichage des statistiques dans le menu de la Facturation. Une fois le forfait Pro pris, chacun reprend sa place habituelle.

Au check-in, confirmer aussitôt après être passé à l'étape « Caution et lieux » n'est plus refusé : la caution réglée part avec sa « Méthode de paiement », au lieu d'un champ signalé comme vide alors qu'il était rempli.

« Créer un client » propose deux parcours : « Particulier » ou « Entreprise ». Une entreprise se crée en un seul écran, avec sa raison sociale, son matricule fiscal, son contact et l'adresse de son siège, sans date de naissance, pièce d'identité ni permis, et elle est reconnue par son matricule fiscal : une seconde fiche avec le même matricule est refusée. Pour un particulier, une étape « Documents » facultative permet d'ajouter dès la création les photos de sa carte d'identité et de son permis, visibles seulement par votre équipe.

L'onglet « Documents » de la fiche client est affiché même quand la fiche n'a encore aucun document : vous pouvez y joindre la copie du permis de conduire et de la pièce d'identité d'un client que vous venez de créer.

Dans les analyses, « Ancienneté du permis » range un client dont la date de délivrance du permis n'est pas renseignée dans « Non renseignée », et non plus dans « 10 ans et plus ».

Vous pouvez envoyer plusieurs factures par e-mail en une fois : cochez-les dans « Facturation », puis « Envoyer la sélection par e-mail… », ou cliquez sur « Envoyer les … factures par e-mail… » juste après une émission par lot. La confirmation liste les clients sans adresse e-mail et les factures déjà envoyées, qui ne partent pas, et le compte rendu indique les factures envoyées, en échec ou sans destinataire.

Le choix du véhicule a maintenant son étape à lui dans la création de réservation et dans la déclaration d'incident : plus besoin de faire défiler toute la liste des véhicules pour atteindre les autres champs. Pour une réservation à partir d'une période, le prix est donné au récapitulatif.

Le check-in tient en deux étapes, pensées pour le téléphone : « État du véhicule », puis « Caution et lieux ». La première suit le tour de la voiture et commence par les conducteurs, avec le numéro et la date de leur pièce d'identité et de leur permis ; une pièce manquante est signalée « À compléter », et « Compléter » ou « Corriger » ouvre la fiche du client par-dessus le check-in sans perdre la saisie. Les accessoires et les équipements remis sont repliés avec un résumé (« 6 équipements, tous remis »). Les lieux déjà fixés s'affichent en une ligne (« Retrait : … », « Retour : identique »). Sur téléphone, le kilométrage ouvre le clavier numérique. Au check-in, « Corriger » sur une information du client manquante au contrat ouvre aussi sa fiche par-dessus.

« Créer un client » suit maintenant l'ordre du comptoir : d'abord le client (identité, téléphone, e-mail, adresse), puis les « Pièces du conducteur ». Le document d'identité réunit en un seul bloc, dans l'ordre de la carte (recto puis verso), le numéro, la date et le lieu de naissance, la date de délivrance et la nationalité, à côté du permis de conduire. Sur téléphone, ces champs s'affichent l'un sous l'autre.

Les dommages se notent partout de la même façon : au check-in, au check-out, à l'interruption, à la correction de l'état des lieux et dans « Déclarer un incident », le schéma du véhicule est affiché directement, chaque point se supprime depuis la liste, et au retour les dommages du départ sont rappelés sur le schéma (« Au départ »). « Déclarer un incident » tient sur un seul écran, propose le constat amiable quand un tiers est impliqué, et s'enregistre avec le véhicule et la date seulement : la description devient facultative.

La création d'une réservation passe de cinq à trois étapes : « Dates et véhicule », « Clients », puis « Récapitulatif ». Vous choisissez d'abord les dates et un véhicule libre, et le total estimé s'affiche dès que les deux sont choisis. Les lieux de retrait et de retour sont repris dans le récapitulatif, avec « Modifier » pour les changer ; l'adresse de votre société est proposée d'office quand c'est la seule possible.

Dans les fenêtres à étapes (check-in, check-out, interruption, création d'une réservation, d'un client ou d'un véhicule), « Confirmer » n'apparaît plus qu'à la dernière étape : vous passez par chaque étape, dommages compris, avant d'enregistrer. En modification, « Enregistrer » reste proposé à chaque étape. Sur téléphone, les boutons tiennent sur une ligne et le haut de la fenêtre indique l'étape en cours.

Le panneau des notifications explique ce qu'il affiche quand il est vide, montre son chargement et propose de réessayer en cas d'erreur.

Vous ne recevez plus de notification pour les actions que vous avez faites vous-même : la cloche signale ce que fait le reste de l'équipe et les échéances à venir.

Dans le Centre d'aide, le bouton « J'ai relu mes conditions » de « Bien démarrer » s'affiche maintenant sur la ligne de l'étape, à droite, au lieu d'être isolé en dessous.

Ouvrir une notification la marque désormais comme lue, et le compteur de la cloche baisse aussitôt.

Le rappel d'un départ ou d'un retour en retard n'est plus renvoyé toutes les 10 minutes après lecture : vous le recevez une seule fois par date prévue, et de nouveau si la date change.

Le nouveau logo de votre société, comme les autres informations de la société que vous modifiez dans les paramètres, s'affiche tout de suite après l'enregistrement et reste affiché quand vous changez de page, sans recharger l'application.

Vous passez d'un carnet de factures ou d'un autre logiciel en cours d'année ? Dans la carte « Numérotation des factures » des paramètres de facturation, saisissez une seule fois le dernier numéro de votre ancienne série et sa date, avant votre première facture : la première facture émise dans Autoria porte le numéro suivant et ne peut pas être datée avant ce jour. Les avoirs se reprennent de la même façon.

Dans Paramètres, onglet « Société », le bloc « Facturation électronique (El Fatoora) » vous permet de déclarer, avec un justificatif, si votre société est adhérente à El Fatoora. Une société « Adhérente » émet ses factures datées du jour et les corrige toujours par un avoir et une nouvelle facture ; tant qu'Autoria ne les transmet pas à El Fatoora, un bandeau vous rappelle de les y déposer vous-même.

Vous pouvez aussi reprendre vos clients depuis un fichier Excel ou CSV, dans « Paramètres », onglet « Import de données », liste noire comprise : un client marqué bloqué dans le fichier est importé bloqué, avec le motif de sa colonne « Motif du blocage ». Chaque ligne est vérifiée comme une saisie : une ligne incomplète est refusée, et une pièce d'identité déjà connue de votre société ne crée pas de doublon.

Vous pouvez reprendre vos véhicules depuis un fichier Excel ou CSV, dans « Paramètres », onglet « Import de données » : Autoria vérifie chaque ligne avec les mêmes règles que la saisie, vous montre les lignes refusées et leur raison, puis crée les fiches après votre accord. Un import se suit dans le même onglet et peut être annulé tant que ses fiches ne sont pas utilisées.

Vous pouvez continuer la numérotation de votre carnet : dans la carte « Numérotation des contrats » des paramètres de location, choisissez le prochain numéro de contrat de chaque agence pour l'année en cours. Le numéro ne peut qu'avancer, les numéros sautés ne sont jamais attribués et les contrats déjà émis ne changent pas.

Quand votre société tient une fiche client par agence, la saisie d'une pièce d'identité bloquée dans une autre agence affiche « Client bloqué dans une autre agence » avec la date du blocage, sans nom, motif ni agence. Le Propriétaire ouvre la fiche d'une autre agence en indiquant un motif, que l'agence retrouve dans l'onglet « Accès motivés » de la fiche.

Dans l'onglet Déclarations des paramètres, le bloc « Relevé par agence » donne pour le mois choisi les chiffres de chaque agence (factures émises et timbre fiscal, chiffre d'affaires, TVA collectée, jours soumis au prélèvement, facturé, encaissé et à émettre) et la ligne « Toutes les agences », avec un export CSV qui détaille chaque montant.

Dans « Paramètres », l'onglet « Agences » vous permet d'ouvrir et de renommer vos agences, et de choisir les agences que voit chaque membre de l'équipe.

Le tarif journalier d'un véhicule et le prix d'une période tarifaire doivent désormais être supérieurs à 0, à la saisie comme à l'import : un véhicule sans tarif n'est plus enregistré, et le refus s'affiche sous le champ « Tarif journalier ». Vos véhicules existants ne sont pas modifiés.

L'e-mail de bienvenue, envoyé au Propriétaire, et la notification de bienvenue, envoyée au Propriétaire et aux Administrateurs, vous mènent directement au tableau de bord de votre nouvelle société, où la carte Bien démarrer vous guide jusqu'à votre premier contrat signé.

Une action non incluse dans votre forfait garde l'apparence de son bouton habituel, avec la pastille du forfait qui l'inclut après son libellé, y compris dans les menus d'actions.

Le check-in d'un véhicule attend que sa location précédente ait fait son check-out : la fiche de la réservation et la file d'attente du tableau de bord indiquent quelle location restituer, avec un lien vers elle. La création de réservation vous informe quand le véhicule choisi n'est pas encore rendu.

Une heure de retour fausse sur une facture émise se corrige par un avoir et une nouvelle facture, depuis « Corriger l'état des lieux (avoir) » : le retard, le prélèvement et la période de la nouvelle facture suivent l'heure corrigée.

Corrigez l'heure de retour tant que la facture n'est pas émise, y compris en tant qu'employé : le retard et la facture à émettre sont recalculés. Chaque correction est conservée sur la fiche.

Quand vous avez accès à plusieurs agences, les listes des véhicules, des réservations, de la facturation, des maintenances et des incidents ont un filtre « Agence » et une colonne « Agence ». Le filtre ne propose que vos agences ; rien ne change pour une société à une seule agence.

Le tableau de bord du Propriétaire et de l'Administrateur affiche la carte « Bien démarrer » avec les étapes qui restent pour mettre votre société en route. Vous pouvez la masquer, puis la remettre depuis le centre d'aide avec « Afficher à nouveau sur le tableau de bord ».

Les notes de version sont désormais publiées sur une page du site, en français et en anglais, jour par jour. Dans l'application, le lien « Voir les notes de version » du panneau « Mise à jour » et la carte « Notes de version » du « Centre d'aide » l'ouvrent dans un nouvel onglet.

Un graphique ou un tableau des Analyses non inclus dans votre forfait affiche un aperçu flouté, la pastille du forfait qui l'inclut et un bouton pour voir les forfaits ; l'onglet Risque de la fiche client suit la même présentation.

Dans l'onglet Abonnement des paramètres, l'encadré « Besoin de plus de marge ? » reprend les couleurs et l'icône du forfait supérieur qu'il vous propose.

Dans l'onglet « État des lieux » d'une réservation, les photos du départ et du retour s'affichent dans le même ordre que la galerie du véhicule, vue par vue, quel que soit l'ordre dans lequel elles ont été prises.

L'historique des droits de la page Abonnement s'affiche de nouveau au lieu d'une erreur.

Interrompre est disponible dès le début de la location, pour ne facturer que les jours utilisés. Restituer (Check-out) vous signale un retour avant la fin prévue, et une interruption à la fin prévue ou après est refusée.

Le bouton d'une fonctionnalité non incluse dans votre forfait s'affiche bien aux couleurs du forfait qui l'inclut, et son texte reste lisible au survol.

Le check-out et l'interruption affichent, sous l'heure de retour, le nombre de jours de retard que l'heure choisie va facturer, avec le loyer de retard estimé, et vous avertissent si ce retour tombe dans un mois déjà déclaré.

Indiquez l'heure réelle de retour du véhicule au check-out et à l'interruption : maintenant, à la fin prévue ou à une autre date et heure. Les jours de retard se comptent à partir de cette heure.

Une fonctionnalité non incluse dans votre forfait se reconnaît mieux : son bouton prend les couleurs du forfait qui l'inclut, avec la pastille Pro ou Réseau, et la fenêtre qui s'ouvre au clic reprend la même présentation.

La ligne d'un retard dont vous offrez le loyer s'intitule « Jours de retard — loyer offert », sur la facture comme dans sa confirmation. La case « Offrir le loyer des jours de retard » n'apparaît que pour un vrai retard et indique le loyer offert.

Le kilométrage de retour ne peut plus être inférieur à celui du départ. L'e-mail de restitution indique la date et l'heure du retour.

La facture à émettre est recalculée quand une restitution est corrigée en interruption. Si elle a été modifiée à la main, la correction est refusée avec un lien vers la facturation de la location.

Vous gardez les conditions générales proposées par défaut ? Le bouton « J'ai relu mes conditions », dans la liste « Bien démarrer » du centre d'aide, coche l'étape des conditions pour toute la société.

À l'émission d'une facture de location, son aperçu montre la page entière, sans défilement, quelle que soit la taille de votre écran. Le visualiseur de PDF propose aussi le zoom « Ajuster à la page ».

La page de facturation d'une réservation, ouverte depuis « Voir la facturation », s'affiche de nouveau sans erreur.

Une seconde fiche client avec la même pièce d'identité est refusée : utilisez la fiche existante. Une société qui tient sa clientèle par agence a une fiche par agence, chaque agence ne voit que ses locations sur la fiche d'un client commun, et le risque du client reste calculé sur toute la société.

Dans l'historique, une mise à jour faite automatiquement après l'action d'un membre (prix d'une réservation en attente, kilométrage d'un véhicule, devis, contrat, reçu) indique désormais le membre de votre équipe qui l'a déclenchée.

La liste « Bien démarrer » du centre d'aide suit maintenant l'état réel de votre société : la fiche de la société, un premier véhicule avec un tarif journalier, des conditions générales relues, un premier contrat signé, puis l'invitation de votre équipe, facultative. Chaque membre n'y voit que les étapes que son rôle lui permet de faire.

Dans Analyses, la rentabilité par véhicule et le coût de maintenance par véhicule font partie du forfait Pro : sur un autre forfait, leurs blocs portent un cadenas et vous indiquent le forfait qui les inclut. Les véhicules à revendre restent affichés, d'après leur âge et leur kilométrage.

Les accessoires facturés, le taux d'occupation, les clients à risque et les exports du brouillard de caisse et du journal des ventes font partie du forfait Pro : sur un autre forfait, leur bouton porte un cadenas et vous indique le forfait qui les inclut. Vos accessoires restent consultables, et ceux déjà inclus dans une location restent facturés.

Les périodes tarifaires et la relance de paiement automatique font partie du forfait Pro : sur un autre forfait, leur bouton porte un cadenas et vous indique le forfait qui les inclut. Les périodes et les relances que vous aviez déjà réglées restent en place et continuent de s'appliquer.

Dans « Rechercher dans la société », chaque client trouvé affiche désormais son vrai nombre de réservations, qui restait à zéro. Un membre limité à une agence ne voit dans le tableau de bord, les analyses et la recherche que les chiffres et les résultats de son agence ; dans le planning, un véhicule réservé par une autre agence apparaît simplement « Occupé ».

Un encaissement enregistré pendant l'émission d'un avoir ou la révision d'une facture ne peut plus dépasser le reste dû après l'avoir ou la révision. Un avoir émis pendant la correction de la même facture n'échoue plus.

Un encaissement enregistré au moment où la location est réglée avec une remise, ou modifié en même temps qu'un autre, ne peut plus dépasser le reste dû. Un paiement de location en attente ne peut plus être marqué payé avant le retour du véhicule, comme pour un nouvel encaissement.