Une fiche par client

Chaque client a une seule fiche dans votre société. Autoria le reconnaît à sa pièce d'identité : le type, le N° de document d'identité et la Nationalité saisis sur sa fiche.

Créer un client

Dans Clients, cliquez sur Nouveau client, puis choisissez Client particulier ou Client professionnel. Chaque choix ouvre sa propre fenêtre, Nouveau client particulier ou Nouveau client professionnel, avec les étapes de ce type de client.

Un particulier

La création se fait dans l'ordre où le client vous tend ses papiers :

1. Client : la Photo, le Prénom, le Nom, le téléphone et l'E-mail, puis la section Adresse. Passez à l'étape suivante avec Suivant.
2. Pièces du conducteur, marquée Facultatif : le bloc Document d'identité suit la carte, recto puis verso : le Type, le N° de document d'identité, la Date de naissance, le Lieu de naissance, la Date de délivrance, puis la Nationalité. Le bloc Permis de conduire demande le N° de permis de conduire et sa Date de délivrance. Le bloc Photos des pièces reçoit une photo de la Carte d'identité et du Permis de conduire : ces photos sont privées, seule votre équipe les voit, sur la fiche du client. Terminez avec Confirmer.

Pour une demande prise au téléphone, le Prénom, le Nom et le téléphone suffisent : l'E-mail, l'Adresse et toute l'étape Pièces du conducteur sont facultatifs, et Confirmer est proposé dès l'étape Client. Vous pouvez réserver tout de suite pour ce client. Ses pièces seront exigées au départ du véhicule : « À compléter au plus tard au départ du véhicule. » (voir État des lieux de départ et de retour).

Une entreprise

Une entreprise se crée en une seule étape, Entreprise : la Raison sociale et le Matricule fiscal, puis la section Contact (le Prénom, le Nom, le téléphone et l'E-mail de la personne à joindre), puis l'Adresse du siège. Terminez avec Confirmer.

Une entreprise n'a ni date de naissance, ni pièce d'identité, ni permis de conduire sur sa fiche : la personne qui conduit est un client particulier, avec sa propre fiche. Le matricule fiscal est vérifié selon les règles du pays de votre société, et la raison sociale comme le matricule sont imprimés sur ses factures.

Dans les deux cas

Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. L'adresse et le lieu de naissance sont imprimés sur le contrat de location : renseignez-les pour un contrat complet.

Pièces à compléter et client sans e-mail

Dans la liste Clients et sur la fiche, un particulier dont la pièce d'identité ou le permis n'est pas encore renseigné porte l'étiquette Pièces à compléter. Elle disparaît dès que sa fiche est complète. Une entreprise ne la porte jamais.

Quand la fiche n'a pas d'e-mail, Pas d'e-mail s'affiche à sa place. Autoria n'envoie alors rien à ce client (contrat, facture, reçu, relance) : l'action elle-même se fait normalement, à vous de lui remettre ses documents.

Si, en complétant une fiche, vous saisissez une pièce d'identité déjà portée par une autre fiche, l'enregistrement est refusé et la fenêtre propose Ouvrir la fiche existante (nouvel onglet) : vous pouvez vérifier l'autre fiche sans perdre ce que vous étiez en train de saisir.

Pour joindre la copie du permis ou de la pièce d'identité, ouvrez l'onglet Documents de la fiche du client, puis son bouton d'options : Modifier le permis de conduire ou Modifier la pièce d'identité. L'onglet est présent même quand la fiche n'a encore aucun document. Pour un particulier, vous pouvez aussi ajouter leurs photos dès la création, dans le bloc Photos des pièces de l'étape Pièces du conducteur.

Pour corriger une fiche, Modifier ouvre la fenêtre de son type, Modifier le client particulier ou Modifier le client professionnel ; Enregistrer est proposé à chaque étape, sans avoir à aller jusqu'à la dernière.

Une seule fiche par pièce d'identité

Une seconde fiche avec la même pièce d'identité est refusée, avec le message « Une fiche client existe déjà avec cette pièce d'identité ou ce matricule fiscal ». Recherchez la fiche existante dans Clients et utilisez-la.

Une entreprise est reconnue de la même façon par son Matricule fiscal : une seconde entreprise avec le même matricule est refusée, avec le même message, à la création comme quand vous changez le matricule d'une fiche. Le matricule est comparé sous sa forme normalisée (« 1234567 r a m 000 » et « 1234567/R/A/M/000 » sont le même) ; deux établissements d'une même société (code établissement différent, « 000 » et « 001 ») restent deux fiches.

Le type d'une fiche (Particulier ou Entreprise) se choisit à sa création et ne change plus ensuite.

Pour reconnaître une même pièce, Autoria ignore les espaces, les points, les tirets et les barres, ainsi que les majuscules et minuscules : « 0123 4567 » et « 01234567 » sont la même carte. Les zéros du début comptent. Une fiche sans nationalité est comptée comme une pièce du pays de votre société. Deux passeports de pays différents portant le même numéro restent deux personnes.

Les fiches déjà créées en double avant cette règle restent utilisables telles quelles. Leur regroupement en une seule fiche est fait par l'équipe Autoria : les locations, les documents et les notes passent sur la fiche gardée, l'autre fiche est supprimée, et l'opération est inscrite au journal d'activité de votre société. Un document que la fiche gardée a déjà (une copie de la pièce d'identité, par exemple) reste sur l'ancienne fiche.

Société qui tient une fiche par agence

Une société mère et ses associés peuvent tenir une clientèle séparée par agence. Ce fonctionnement se met en place avec l'équipe Autoria ; tant qu'il n'est pas en place, vos fiches clients sont communes à toutes vos agences et rien ne change.

Quand il est en place :

• chaque nouvelle fiche appartient à une agence, celle de la personne qui la crée : son agence si elle est limitée à une seule agence, sinon l'agence par défaut de la société. Cette agence ne change jamais ;
• un client qui loue chez deux associés a deux fiches, une dans chaque agence. Chaque agence ne voit que ses fiches et les fiches communes créées avant la mise en place ;
• une location prend l'agence de son client : un client d'une agence ne peut pas être le client, ni le conducteur secondaire, d'une location d'une autre agence. Pour louer à ce client dans votre agence, créez sa fiche dans votre agence ;
• si une fiche commune existe déjà avec la même pièce d'identité, utilisez-la plutôt que d'en créer une dans votre agence : la nouvelle fiche est refusée ;
• une location dont le client appartient à une agence ne change pas d'agence, ni avant ni après sa facture : la nouvelle agence n'a pas ce client.

Les documents d'une fiche (copie de la pièce d'identité, permis) suivent son agence.

Client bloqué dans une autre agence

Quand votre société tient une fiche par agence, un client bloqué par une agence (Bloquer le client) l'est sur la fiche de cette agence. Quand une autre agence de la société saisit la même pièce d'identité, à la création ou sur sa propre fiche du client, elle voit le bandeau « Client bloqué dans une autre agence » avec la date du blocage. Le bandeau ne dit ni le nom inscrit sur l'autre fiche, ni le motif du blocage, ni l'agence. Il n'empêche pas de créer la fiche ni de louer : c'est une information pour vérifier la situation.

Ouvrir une fiche d'une autre agence

Quand votre société tient une fiche par agence, le Propriétaire de la société voit les fiches de toutes les agences dans Clients. Ouvrir une fiche qui appartient à une agence lui demande un motif, dans la fenêtre Ouvrir une fiche d'une autre agence : il saisit le Motif (10 caractères au moins) puis Ouvrir la fiche. La fiche reste ouverte pour lui pendant 30 minutes, puis un nouveau motif est demandé.

Chaque ouverture est enregistrée, avec la date, le nom de la personne et le motif. L'agence du client les retrouve dans l'onglet Accès motivés de la fiche. Les autres membres de la société ne peuvent pas ouvrir la fiche d'une autre agence, avec ou sans motif.

Historique d'un client commun

Un client commun peut louer dans plusieurs agences. Sur sa fiche, une personne limitée à certaines agences ne voit que les locations et les incidents de ses agences ; le nombre de locations et d'incidents affiché sur la fiche ne compte que ceux-là.

L'onglet Risque reste calculé sur tout l'historique de la société : Client à risque, les retards de restitution, les incidents responsables et les impayés en retard comptent aussi ceux des autres agences. Seul le détail de vos agences est listé ; quand une partie de l'historique vient d'ailleurs, l'onglet l'indique.