Importer vos véhicules et vos clients depuis un fichier

Plutôt que de saisir votre flotte et vos clients fiche par fiche, vous pouvez la reprendre depuis un fichier : un export de votre ancien logiciel ou un tableau tenu à la main. Autoria contrôle chaque ligne avec les mêmes règles que la saisie, vous montre le résultat ligne par ligne, et ne crée les fiches qu'après votre accord.

L'import est ouvert aux rôles Propriétaire, Administrateur et Responsable, sur tous les forfaits. Il est proposé pour les véhicules et pour les clients, liste noire comprise ; l'onglet Import de données n'apparaît dans Paramètres que pour les types de fiches qu'Autoria sait importer.

Préparer le fichier

• Formats acceptés : classeur .xlsx ou fichier CSV, 10 Mo au plus. Seule la première feuille d'un classeur est lue. Un ancien fichier .xls doit d'abord être enregistré au format .xlsx.
• Une ligne par fiche, une colonne par information, une ligne d'en-têtes au-dessus des données. Les lignes de titre au-dessus des en-têtes sont ignorées.
• Le bouton Télécharger le modèle fournit un fichier CSV vide avec les en-têtes reconnus par Autoria. Un fichier exporté d'un autre logiciel convient aussi : vous ferez correspondre ses colonnes à l'étape suivante.

Importer pas à pas

1. Ouvrez Paramètres, onglet Import de données, puis cliquez sur Importer des données.
2. Étape Fichier : indiquez Que contient votre fichier ?, déposez le fichier dans la zone Déposez votre fichier ici (ou Parcourir), puis cliquez sur Lire le fichier. Autoria lit le fichier en arrière-plan : le résultat s'affiche dès que la lecture est terminée.
3. Étape Colonnes : pour chaque colonne de votre fichier, choisissez l'information Autoria qu'elle contient, ou Ignorer cette colonne. Les colonnes dont l'en-tête est reconnu sont déjà remplies. Cliquez sur Simuler.
4. Étape Vérification : la simulation contrôle chaque ligne sans rien créer. Vous voyez le nombre de Lignes prêtes à importer, le nombre de Lignes refusées, la place restante dans votre forfait, et, pour chaque ligne refusée, la colonne, la valeur lue et la raison du refus, marquée Refus. Une ligne marquée Avertissement reste prête : elle sera importée, seule l'information signalée n'est pas reprise (par exemple une visite technique dont la date de visite manque : le véhicule est importé sans visite, à saisir ensuite sur sa fiche).
5. Corrigez si besoin : changez la correspondance avec Précédent, ou corrigez votre fichier et recommencez depuis l'étape Fichier. Si vous avez corrigé quelque chose dans Autoria (un véhicule en double supprimé, un forfait supérieur), cliquez sur Relancer la simulation.
6. Cliquez sur le bouton d'import, qui indique le nombre de lignes prêtes. Seules ces lignes sont créées ; les lignes refusées ne le sont jamais.
7. Étape Import : les fiches sont créées par paquets. Vous pouvez fermer la fenêtre, l'import continue. Le résultat affiche les Fiches créées, les lignes refusées au moment de la création et leur raison.

Ce qu'Autoria vérifie

• Les mêmes règles que la création d'un véhicule à la main : informations obligatoires, dont un tarif journalier supérieur à 0, valeurs permises, immatriculation ou numéro de châssis (VIN) déjà utilisés dans votre société ou plus haut dans le fichier. Une ligne sans tarif journalier, ou à 0, est refusée.
• Les mêmes règles que la création d'un client à la main : une ligne sans nom ou sans téléphone est refusée ; une pièce d'identité déjà portée par une fiche client de votre société, ou reprise plus haut dans le fichier, aussi. L'e-mail, la date de naissance, la nationalité, la pièce d'identité et le permis sont facultatifs : un client importé sans eux porte l'étiquette Pièces à compléter, et ses pièces seront exigées au départ du véhicule.
• La limite de véhicules ou de clients de votre forfait : les lignes au-delà des places restantes sont refusées.
• Les dates sont lues dans l'ordre d'écriture du pays de votre société (jour, mois, année en Tunisie) ; une année sur deux chiffres est refusée.
• Pas de doublon : une ligne dont la référence de l'ancien logiciel ou l'immatriculation existe déjà n'est pas créée une seconde fois. Vous pouvez donc importer les lignes prêtes tout de suite, corriger les autres dans votre fichier, puis le déposer de nouveau : seules les lignes nouvelles ou corrigées seront créées.

Importer vos clients et votre liste noire

• Nom et prénom : avec des colonnes Nom et Prénom séparées, chacune est reprise telle quelle. Avec une seule colonne Nom et prénom, le dernier mot devient le prénom et le reste le nom (« Ben Salah Mohamed » : nom « Ben Salah », prénom « Mohamed ») ; au-delà de deux mots, la ligne porte un Avertissement pour que vous vérifiiez le découpage sur la fiche.
• Nationalité : écrite en toutes lettres (« Tunisienne », « Tunisie », « Tunisia »), en arabe ou avec son code à deux lettres (« TN ») ; une nationalité non reconnue refuse la ligne.
• Type de pièce : colonne facultative, « CIN » ou « Passeport » (en français, en anglais ou en arabe) ; une case vide vaut carte d'identité, une autre valeur refuse la ligne. Le contrôle des doublons tient compte du type, comme à la saisie : un passeport et une carte d'identité de même numéro sont deux pièces différentes.
• Liste noire : « Oui » (ou « X », « Bloqué ») importe le client Bloqué, exactement comme si vous l'aviez bloqué depuis sa fiche : il ne peut plus être choisi pour une location. « Non », une case vide ou « RAS » le laissent non bloqué. Tout autre texte dans cette colonne (par exemple « Impayé ») bloque aussi le client et devient le motif du blocage.
• Motif du blocage : pour un client bloqué, le texte de cette colonne est repris comme motif du blocage, visible sur sa fiche (à la suite du texte de la colonne Liste noire s'il y en a un). Pour un client qui n'est pas bloqué, cette remarque n'est pas reprise (Avertissement).
• Adresse : une adresse tenue dans une seule colonne n'est pas reprise (Avertissement) ; saisissez-la ensuite sur la fiche du client.

Suivre et annuler un import

Vos imports, en cours ou terminés, sont listés dans l'onglet Import de données avec leur état. Cliquez sur Ouvrir pour reprendre un import là où il en est. Un membre rattaché à certaines agences seulement ne voit que les imports qu'il a lui-même lancés.

Pour défaire un import terminé, ouvrez-le et cliquez sur Annuler l'import, puis confirmez. Toutes les fiches qu'il a créées sont supprimées définitivement, avec leurs notes et leur historique. L'annulation est refusée en entier, sans rien supprimer, si l'une de ces fiches est déjà utilisée (location, accident, entretien ou document) ou rattachée à une agence hors de votre périmètre : la fenêtre liste les lignes en cause. Défaites d'abord ces usages, ou gardez l'import.

Un import peut être annulé tant que ses données sont conservées : 30 jours après la fin de l'import pour une société en Tunisie. Ensuite, les fiches se suppriment une à une.