Société mère et associés

Plusieurs associés peuvent exploiter chacun une agence d'une même société. La société reste le seul compte Autoria : un matricule fiscal, un abonnement, une seule série de factures, toutes émises à son nom. En mode cloisonné, chaque associé travaille avec la clientèle de son agence.

La répartition entre la société et ses associés relève de leur contrat et de la comptabilité de la société. Autoria fournit un relevé par agence qui peut servir de base, mais ne la calcule pas.

Une activation accompagnée

Le mode cloisonné ne s'active pas depuis l'application : c'est l'équipe Autoria qui le met en place avec vous. Avant l'activation, elle vérifie que :

• la société est au forfait Réseau ;
• son matricule fiscal est vérifié ;
• elle a au moins deux agences actives, visibles dans Paramètres, onglet Agences ;
• chaque agence active a au moins un associé : le Propriétaire ou un Administrateur de la société qui a accès à cette agence ;
• la société a déclaré la durée de conservation de ses fiches clients (voir Durée de conservation des fiches clients) ;
• une version de la charte de sortie a été publiée pour la société.

Ce qui change à l'activation

• La société passe en mode cloisonné et son offre devient Associés.
• Une fiche client commune dont toutes les locations ont eu lieu dans une seule agence peut être rattachée à cette agence. Ce rattachement est fait une seule fois, à l'activation, et il est tracé ; les documents de la fiche suivent son agence. Une fiche sans location, ou louée dans plusieurs agences, reste commune : elle reste visible de toutes les agences.
• Un essai de 30 jours du forfait Réseau commence le jour de l'activation. Il ne remplace ni une période gratuite qui dure plus longtemps, ni une période déjà payée.

Le rattachement d'une fiche à une agence ne change plus ensuite.

La charte de sortie

La charte fixe à l'avance les règles qui s'appliqueront quand un associé quittera la société. Elle est versionnée : chaque version est datée, et l'équipe Autoria en publie une nouvelle quand une règle change. La charte prévoit :

• Préavis : 15 jours avant qu'une sortie prenne effet ;
• Accès d'ancien associé : l'associé qui part garde une lecture de l'historique de son agence pendant 24 mois par défaut, jamais plus longtemps que la durée de conservation des fiches clients déclarée par la société. Tant qu'une charte existe, cette durée de conservation ne peut pas être réduite en dessous de l'accès prévu par la dernière version, et le panneau de modification de la durée annonce ce minimum ;
• Copie des pièces : les factures, contrats et autres pièces restent à la société ; l'associé qui part peut en emporter une copie ;
• Reprise des clients : les clients de son agence le suivent sous forme de copie archivée.

Chaque associé accepte la charte

Après l'activation, chaque associé désigné pour une agence doit accepter la dernière version de la charte avant de continuer à utiliser Autoria :

1. À sa connexion, Autoria lui ouvre la page Charte de sortie : version de la charte, date de publication, agences dont il est l'associé, règles prévues et, s'il en existe une, la Dernière version acceptée.
2. Il coche « J'ai lu la charte de sortie et je l'accepte », puis clique sur Accepter la charte de sortie.
3. Son acceptation est enregistrée avec sa date et l'empreinte de la version lue, puis il retrouve son tableau de bord.

Tant qu'il n'a pas accepté, il ne peut pas travailler dans la société. Les autres membres de l'équipe ne sont pas concernés.

À l'activation, puis à chaque nouvelle version publiée par l'équipe Autoria, les associés qui doivent accepter la charte reçoivent une notification dans Autoria et un e-mail avec un lien vers la page Charte de sortie. Chaque nouvelle version doit être acceptée à son tour avant de continuer. Si une nouvelle version paraît pendant qu'un associé lit la charte, Autoria lui demande de lire la nouvelle version avant de l'accepter.

Quand l'équipe Autoria enregistre la demande de sortie d'un associé, la version de la charte qui s'applique à cette sortie est figée : c'est la plus récente que tous les associés de son agence ont acceptée. Une version publiée ensuite ne change rien à cette sortie.